DESTRUCCION E INUTILIZACION DE FACTURAS SOBRANTES DE LA VIEJA NORMATIVA DE FACTURACION

De acuerdo a lo establecido en la Providencia Nº 257 (Normativa de facturación) del 19/08/2008 publicada en Gaceta Oficial Nº 38.997 de la misma fecha, los formatos de facturas y otros documentos, así como las formas libres que no puedan ser utilizadas o se encontraren dañadas, deben ser destruidos o inutilizados por la dependencia competente de la Administración Tributaria, dentro de los quince (15) días continuos después de producida alguna de las causas que justifica su destrucción o utilización. En este caso nos ocupa las facturas y otros documentos bajo la normativa anterior de facturación (Providencia Nº 320) que sobraron luego de comenzar a utilizar las nuevas facturas según lo establecido en la Providencia Nº 257 y que comenzó a regir a partir del 01/09/2008. Según lo establecido en la normativa la solicitud de destrucción había que hacerla enviando una correspondencia a la dependencia correspondiente estableciendo la numeración de las facturas y otros documentos que quedaron inutilizadas pero a partir del 26/11/2008, la misma deberá hacerse vía el Portal del Seniat, a través, de la aplicación “Imprenta / Inutilización de Documentos”. Los contribuyentes que hubieren efectuado por escrito sus solicitudes de destrucción, deberán realizarlas nuevamente a través de la mencionada aplicación informática. Los pasos a seguir son los siguientes: 1) Acceder al portal del Seniat con su login y contraseña. El interesado deberá estar previamente inscrito en el Portal Fiscal. 2) Una vez haya efectuado su Registro en el Portal Fiscal, deberá ubicarse en la casilla SENIAT en Línea, que aparece en el lado superior izquierdo del Portal Fiscal, y seleccionar la opción Persona Natural o Persona Jurídica, según sea el caso, e ingresar su Usuario y Clave. 3) Al ingresar al Portal Fiscal, aparecerá habilitada la opción Imprentas / Inutilización de Documentos (Ver parte superior los encabezados). 4) Al presionar la opción Imprentas / Inutilización de Documentos, el interesado habrá ingresado al Sistema de Destrucción e Inutilización de Documentos de Imprentas. En primer lugar, deberá indicar si los documentos fueron elaborados en virtud de lo establecido en la Resolución N° 320 del 28/12/1999 o, por el contrario se trata de nuevas facturas y documentos elaborados conforme a lo dispuesto en las Providencias 0591 y 0257, de fechas 28/08/2007 y 19/08/2008, respectivamente. Para reconocer con facilidad si el documento fue elaborado durante la vigencia de la Resolución N° 320, basta con observar la composición del Número de Control. Cuando el Número de Control esté compuesto por un identificador numérico de dos (2) dígitos y un secuencial numérico de hasta ocho (8) dígitos, estaremos en presencia de una factura elaborada conforme a lo dispuesto en las Providencias 0591 y 0257. En caso contrario, es decir cuando el Número de Control carezca del identificador numérico, se entenderá que se trata de documentos elaborados en virtud de lo dispuesto en la Resolución N° 320. 5) Posteriormente, deberá proceder a colocar el Número de Registro Único de Información Fiscal (RIF) de la imprenta que elaboró los documentos y seleccionar el tipo de documento cuya destrucción o inutilización se solicita. El RIF de la imprenta es el que aparece al Pie de las facturas y documentos, debiendo transcribirse sin guiones ni espacios. Ejemplos V000000000 ó J000000000. 6) Seguidamente deberá colocar el rango de los Números de Control de los documentos a destruir o inutilizar, es decir el Número de control inicial y el Número de ontrol final. En la misma solicitud podrán agregarse tantas facturas y documentos como deban destruirse o inutilizarse. 7) Finalmente, deberá indicarse la razón por la cual se solicita la destrucción o inutilización de las facturas y documentos. En el caso de destrucción de facturas y documentos elaborados conforme a lo dispuesto en la Resolución N° 320, la opción que deberá utilizarse es la denominada “DISPOSICIÓN DEL SENIAT”, ya que conforme a lo dispuesto en la Providencia dictada por este Servicio tales documentos podían utilizarse hasta el 31/08/2008. 8) Una vez indicada toda la información deberá presionar el botón Agregar. Podrá agregar tanto documentos como deban destruirse o inutilizarse, con independencia de las razones que motivan la destrucción o inutilización. Si comete errores antes de presionar el botón Agregar podrá eliminar lainformación presionando el botón Borrar, pudiendo ingresar nuevamente la información. Si se percata del error después de haber presionado el botón agregar, podrá presionar la letra X ubicada debajo de la palabra Eliminar, pudiendo ingresar nuevamente la información. Cuando esté seguro que la información suministrada es correcta, presione el botón Guardar. Una vez almacenada la información en nuestra base de datos la información no podrá ser modificada por usted, debiendo acudir a la Gerencia Regional de Tributos Internos o al Sector o Unidad más cercana a su domicilio fiscal, a los fines de proceder a la anulación de la misma y la generación de una nueva solicitud. 9) Al presionar la opción Guardar, aparecerá la siguiente pantalla, la cual indica la fecha de la cita y el número de solicitud asignado por el Sistema. Seguidamente, usted deberá proceder Imprimir la constancia de solicitud que generará el sistema la cual es imprescindible a los fines de continuar el procedimiento de destrucción e inutilización de documentos. 10) El día de la cita el solicitante deberá acudir ante la Gerencia Regional de Tributos Internos o ante el Sector o Unidad más cercana a su domicilio fiscal, presentado la constancia de solicitud de destrucción o inutilización. En los casos de extravío o pérdida de la factura y documentos por causa no imputable al nteresado (robo, incendio, inundación), deberá adicionalmente, de ser el caso, consignar los documentos que demuestren tal situación (Acta Policial, Acta de Bomberos, etc.). En los demás casos, deberán consignarse adicionalmente las facturas y demás documentos cuya destrucción se solicita. El solicitante podrá autorizar, por escrito, a alquier persona mayor de edad, a los fines de presenciar la destrucción. 11) Una vez comprobado que las facturas y demás documentos indicados en la solicitud de destrucción, se corresponden exactamente con los presentados, los ANALISTAS procederán a destruir los documentos y levantarán Acta de Destrucción en las que se deje constancia de la destrucción. El Acta deberá ser levantada y firmada por al menos dos (2) ANALISTAS. En los casos de inutilización, una vez revisados los soportes que demuestran la causa de inutilización, de ser el caso, el ANALISTA procederá a levantar el Acta de Inutilización. 12) En caso que existan facturas y documentos presentados a su destrucción, que estén fuera del rango de números de control de documentos a destruir, los mismos serán devueltos al solicitante a los fines de incluirlos en una nueva solicitud. No obstante, en caso de errores cometidos por el interesado al momento de efectuarse la solicitud, la misma podrá ser anulada, pudiendo el interesado generar de manera inmediata una nueva solicitud.